Nieuwe factuurregels. Meer grip op uw ritten.

Wat verandert er sinds januari 2026?

Sinds 1 januari 2026 geldt in België voor B2B-transacties binnen het toepassingsgebied de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie. Een pdf per e-mail volstaat daarvoor niet. Er bestaan uitzonderingen; de federale overheid licht toe voor welke ondernemingen en handelingen de verplichting geldt.

Dat is de actualiteit achter dit januarithema. Voor uw concrete situatie en de inrichting van uw boekhoudsoftware gebruikt u het officiële informatiepunt of stemt u af met uw boekhouder. De verplichting gaat over de factuuruitwisseling, niet over hoe u uw koeriersritten intern organiseert.

Bron: Federale overheid — Voor wie wordt e-facturatie verplicht? ↗

Van één bedrag naar een herkenbare rit

Stel: uw zaak laat in dezelfde maand een bestelling naar Deurne brengen, materiaal tussen twee vestigingen vervoeren en een zending terughalen. Een totaalbedrag alleen vertelt uw administratie weinig. Een herkenbare referentie per aanvraag maakt het eenvoudiger om de rit aan de juiste bestelling of afdeling te koppelen.

Gebruik daarom een vaste structuur voor uw eigen referentie. Bijvoorbeeld een intern bestelnummer of projectnaam, zonder onnodige persoonsgegevens. Spreek af wie binnen uw team boekt en waar die referentie terug te vinden is. Zo voorkomt u dat uw boekhouding aan het einde van de maand losse mails moet reconstrueren.

Wat L&L overzichtelijk maakt

Bij L&L ontvangt u een maandfactuur met een rittenoverzicht, tenzij anders afgesproken. Daarop staan de ritten, bedragen en eventuele opmerkingen. Die toelichting helpt bijvoorbeeld om een extra stop of wachttijd te herkennen. Het overzicht ondersteunt uw controle; het is niet hetzelfde als de gestructureerde factuur zelf.

Ook operationeel kunt u terugkijken: het portaal toont de tijdlijn en het digitale leveringsbewijs. Maak binnen uw zaak onderscheid tussen de collega die de ontvangst controleert en degene die de factuur verwerkt. Beiden hebben andere informatie nodig, maar vertrekken vanuit dezelfde zending.

Een kleine gewoonte met veel nut

Controleer uw ritten regelmatig, in plaats van alles tot het maandeinde te bewaren. Ontbreekt er een referentie of is een opmerking onduidelijk? Dan is het verhaal nog vers en kunt u gericht contact opnemen. Dat maakt terugkerende leveringen makkelijker te beheren, ook wanneer uw zaak groeit.

Digitaliseren hoeft niet te beginnen met een ingewikkeld project. Eén duidelijke boekingsafspraak voor uw team, consequente referenties en een vast controlemoment geven al structuur aan uw leveringen.